Klantcase: Hoe een goede CRM-tool uw transportbedrijf kan optimaliseren

“Hoe kan een CRM-tool ervoor zorgen dat mijn organisatie meer omzet genereert en de productiviteit wordt verhoogd?” Deze vraag ontvangt Prodware regelmatig. Aan de hand van een recent afgerond project tonen we u daarom graag hoe onze IT-oplossingen uw bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen. In het bijzonder hebben we het over onze Microsoft Dynamics 365 Customer Relationship Management oplossing, waarmee het beheren van uw klantenbestand overzichtelijker en eenvoudiger wordt.

In deze blog:

  • Hoe zorgt Prodware dat u snel een productief CRM-systeem kunt implementeren?
  • Hoe kan CRM uw bedrijfswerking optimaliseren?
  • Hoe vinden we problemen rondom efficiëntie en zorgen we voor meer omzet?

Probleem: geen coherente informatiestroom en opvolging van klantenrelaties

De transportorganisatie die we bespreken in deze blog had geen optimale CRM-tool. Dit bemoeilijkte het beheer van klantrelaties. Het duurde erg lang om een offerte aan te maken doordat er in het oude programma te veel informatie moest worden ingevoerd. Gezien er bij deze organisatie dagelijks een groot aantal prijsopgaven wordt aangevraagd, leidde dit ertoe dat onvoldoende prospects tijdig een offerte ontvingen. Hierdoor werd er ook minder verkocht. Met deze omslachtige manier van werken, ging dus heel wat potentiële omzet verloren. Een situatie die dringend rechtgezet moest worden.

Een gebrek aan transparantie maakte het verkopen bovendien niet makkelijker voor het salesteam. Door het ontbreken van een goede CRM-tool kon er geen overzicht worden gehouden. Zo werden prijzen van offertes niet centraal bijgehouden. Dit had als gevolg dat een klant verschillende prijsopgaves kon krijgen voor eenzelfde levering. Een zeer vervelende situatie voor elk bedrijf. E-mails van klanten werden steeds naar de contactpersoon binnen het transportbedrijf gestuurd, waardoor collega’s niet konden nagaan op welk bericht al was gereageerd en welke projecten er al liepen. Vooral bij ziekte of vakantie bleek het opvolgen van klanten een groot probleem te vormen.

Bovenstaande problemen tonen aan dat deze organisatie heel wat efficiëntiewinsten kon boeken binnen het beheer van hun klantenrelaties. Er werd contact met Prodware opgenomen. Wij konden het probleem herleiden tot het ontbreken van een goede CRM-tool en gingen aan de slag met onze Fast Sales aanpak.

Oplossing: onze Fast Sales aanpak

Eerste fase: een nieuw krachtig CRM implementerenProdware Fast Sales download

In de eerste fase binnen dit project zorgden we, binnen 4 weken tegen een vast consultancybedrag, voor een krachtige Customer Relationship Management tool: Microsoft Dynamics 365 for Sales. In deze eerste fase heeft Prodware alle gegevens van contactpersonen en klanten in het systeem geimporteerd. Contactgegevens zijn gecentraliseerd en alle contactmomenten (telefoon, e-mail, taken, bezoekverslagen gekoppeld aan de betreffende klant of prospect. Centralisatie van deze gegevens zorgt dat een correcte opvolging van elke klant mogelijk wordt voor elke medewerker. In deze fase heeft Prodware ook gezorgd voor een diepgaande ondersteuning en opleiding van de CRM-gebruikers. Hun feedback is verzameld en waar nodig is geschakeld en bijgestuurd.

Tweede fase: optimalisatie en analyse van data

In de tweede fase van de implementatie werd er geoptimaliseerd en werden omzetgegevens uit bestaande ERP- of financiële systemen getoond in Dynamics 365. Zo kunnen er to-the-point rapporten worden opgesteld. Hierdoor wordt duidelijk welke omzet er per bedrijf wordt gemaakt. Ook wordt er geregistreerd welk type vracht er wordt uitgevoerd: wordt er meer ter land, ter zee of in de lucht vervoerd? Hoe vaak en welke type verzendmogelijkheden worden gebruikt door de klant? Hoeveel offertes zonder reactie werden al uitgestuurd? In een oogopslag is het duidelijk waar kansen of problemen liggen bij bestaande en potentiële klanten en welke soorten vrachtvervoer en contracten u kan aanbieden.

Derde fase: verhoging efficiëntie en omzet

Tijdens de derde fase zijn alle gegevens geïntegreerd met Microsoft Power BI. Via deze rapportagetool wordt er op een grafische manier op een kaart aangegeven waar uw klanten zich bevinden en welke routes winstgevend zijn of waar er in een bepaalde week nog mogelijkheden zijn om prospects of klanten op een bepaalde route te benaderen. Het wordt zo heel snel duidelijk waar er nog efficiëntiewinsten te behalen zijn.

Deze data bleek uitermate handig voor het marketing- en salesteam. Zij sturen dankzij deze informatie gerichte berichten en advertenties uit naar bedrijven in de regio’s waar nog optimalisatie van de vrachtwagens mogelijk is. Alle lege ruimte die zo volgeboekt wordt, is pure winst doordat de bezettingsgraad van bestaande ritten en routes wordt geoptimaliseerd.

Dankzij onze Fast Sales aanpak kon deze organisatie haar efficiëntie en omzet snel verhogen. Niet alleen werd het opvolgen van klanten een stuk eenvoudiger, maar ook het analyseren van data zorgde voor meer mogelijkheden. Een op-maat aanpak bij klanten zorgde ervoor dat meer klanten binnengehaald werden en dat klanten trouw bleven en meer diensten gingen afnemen.

Bent u ook benieuwd naar de CRM-oplossingen van Prodware? Neem dan contact op met een van onze experts. Of download hieronder de whitepaper ‘Betere dienstverlening en meer success met CRM voor transportbedrijven’.

Whitepaper CRM Transport

Recent Posts

Leave a Comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.